Nabídka sekce: Služby veřejnosti

Badatelský řád

BADATELSKÝ ŘÁD
ARCHIVU KANCELÁŘE PREZIDENTA REPUBLIKY ODBORU SPISOVÉ A ARCHIVNÍ SLUŽBY KPR

vydaný na základě § 36 písm. a) zákona č. 499/ 2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

Článek 1
Obecná ustanovení

(1) Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prostorách a hodinách k tomu určených (dále jen „badatelna"). Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají žadatelé o nahlížení přístup.

(2) Badatel je osoba se zájmem o studium nebo přímo studující materiál uložený v archivu k vědeckému, soukromému, služebnímu nebo jinému účelu.

(3) Zaměstnanci KPR, SPH, LSL a ARÚ AVČR - oddělení výzkumu Pražského hradu se považují za služební badatele. Po předchozí dohodě a podle provozních možností jim je materiál předložen i v době mimo otevírací hodiny badatelny, v řádné pracovní době. Pro služebního badatele platí stejná pravidla jako pro badatele, pokud není dále výslovně uvedeno jinak.

(4) Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv badatelny, kde uvede datum návštěvy, své jméno a příjmení, účel návštěvy a podpis.

(5) V badatelně archivu badatel vyplní badatelský list, který je i žádostí o nahlížení do archiválií. Badatel prokáže svou totožnost platným občanským průkazem, cestovním pasem, popřípadě jiným osobním dokladem zaměstnanci pověřenému dozorem v badatelně, který zkontroluje správnost údajů uvedených v badatelském listu. Služební badatel může prokázat svou totožnost svým platným služebním průkazem. Nový badatelský list badatel vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve kterém nahlíží do archiválií, a při každé změně účelu nahlížení, popřípadě změně tématu studia.

(6) Není-li badatel schopen dozoru v badatelně prokázat svou totožnost platným občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným dokladem, nahlížení do archiválií se mu odepře.

(7) Badatel vyplní formulář žádosti o předložení archiválií s uvedením svého jména, příjmení, názvu fondu, čísla kartonu, knihy, popř. inventárního čísla nebo signatury či folia, které žádá ke studiu, a opatří ji svým podpisem a datem. Badatel může svůj požadavek zaslat předběžně archivu i prostředky dálkového přístupu (internet, fax nebo telefon). Pokud žádost zaslaná prostředky dálkového přístupu neobsahuje veškeré požadované údaje nebo pokud formulace požadavku na předložení archiválií je nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní, považuje se takto zaslaná žádost za informativní a nezávaznou. Takovéto žádosti může být vyhověno v přiměřené lhůtě po jejím upřesnění při osobní návštěvě badatele v archivu. Při návštěvě archivu vyplní formulář žádosti a opatří ji svým podpisem a datem. Formulář žádosti se poté připojí k badatelskému listu a stane se jeho součástí.

(8) Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla a jiné obdobné věci na místě k tomu určeném. Do badatelny může badatel vstupovat pouze s perem, tužkou, vlastními volnými listy papíru bez desek a záznamovým zařízením, jako je fotoaparát, kamera, příruční skener nebo přenosný počítač bez pouzdra. Po ukončení studia předloží badatel své věci ke kontrole za účelem zjištění, zda neodnáší archiválie z badatelny (zejména rozevře přenosný počítač, skener, předloží přinesené listy papíru). Věci, které si badatel s sebou do badatelny přináší, předloží na vyžádání ke kontrole i před zahájením studia v badatelně. Do badatelny nemají přístup osoby znečištěné, pod vlivem alkoholu, drog nebo osoby ozbrojené.

(9) V badatelně je nutné zachovávat klid, není v ní dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. U přístrojů, které si badatel přináší do badatelny, vypne badatel veškeré zvukové signály.

 

Článek 2

(1) Při nahlížení se badatel řídí pokyny zaměstnance pověřeného dozorem v badatelně. Zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně může na badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti a, v případech fondů kategorie I. a Ia, které nejsou zmikrofilmovány, bavlněné rukavice.

(2) Jsou-li k archiváliím pořízeny studijní distribuční kopie nebo edice, předkládají se všem badatelům místo originálu archiválií. V takovém případě lze nahlížet do originálů archiválií pouze v odůvodněných případech a jen se souhlasem vedoucího archivu.

(3) Originál lze předložit k nahlédnutí jen se souhlasem správce příslušného fondu a v případě nejasnosti na základě stanoviska odborného konzervátora. Archiválie mající charakter archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky se předkládají ke studiu jen v reprodukcích, resp. v distribučních kopiích. Jen ve výjimečných případech a za souhlasu konzervátora je možné nahlédnout do originálu.

(4) Zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně není povinen poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků, podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi apod.

(5) Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Archiválie nelze používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým papírem, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je používat jiným způsobem či k jinému účelu než je nahlížení. Fyzické poškození archiválie badatelem má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

(6) Badatelům se zakazuje vynášet archiválie z badatelny bez svolení dozoru v badatelně. Vynesení jakékoliv archiválie z badatelny má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

(7) Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna osoba, a to badatel, do jehož badatelského listu byly předložené archiválie zapsány. V odůvodněných případech (např. didaktických, při exkurzích apod.) může zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně povolit nahlížení více osobám.

(8) K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických možností archivu s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení. Předkládá se vždy jen takové množství archiválií, jejichž počet a stav při vracení může zaměstnanec pověřený dozorem v badatelně bez obtíží zkontrolovat.

(9) Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li badatel nahlížení do archiválií do třiceti kalendářních dnů od sjednaného dne pro jejich předložení nebo přeruší-li nahlížení na dobu delší třiceti dnů. Archiválie jsou v badatelně badateli vyhrazeny po dobu nezbytnou k nahlížení. Pokud badatel do vyhrazených archiválií nenahlíží soustavně nebo pravidelně a pokud vyhrazené archiválie sám nevrátí, považují se archiválie za vyhrazené na dobu tří měsíců od data objednání. Po uplynutí této doby lze v odůvodněných případech prodloužit rezervaci na další období, zpravidla na dobu nejdéle do konce kalendářního roku. Při prodloužení se přihlédne též k tomu, zda jsou další žadatelé o nahlížení do předmětných archiválií.

(10) Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si tyto archiválie vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem souhlas nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje jiné téma. V případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli, archiv umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému je archiv vyhradil jako prvnímu. Ve sporných případech rozhoduje vedoucí archivu.

 

Článek 3

(1) V badatelně je možné při splnění stanovených podmínek (např. zachování klidu v badatelně), a pokud nebudou ostatní badatelé obtěžováni, používat vlastní reprodukční zařízení k pořizování reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu badatele jen se souhlasem zaměstnance pověřeného dozorem v badatelně. Souhlas se vyjádří podpisem na badatelem vyplněné písemné žádosti. Tím není dotčena ochrana případných vlastnických a autorských práv a práv souvisejících.

(2) Zařízení usnadňující nahlížení do archiválií (např. přenosné počítače, magnetofony apod.) je možno používat po dohodě se zaměstnancem pověřeným dozorem v badatelně, pokud nebudou ostatní badatelé vyrušováni.

(3) Badatel po ukončení nahlížení do archiválií své místo v badatelně zanechá v řádném stavu. Výpisky, poznámky a jiné pomůcky či věci v badatelně nezanechává, nýbrž si je odnáší s sebou.

(4) Po každém ukončení nahlížení do archiválií je badatel povinen vrátit archiválie v počtu, sledu a stavu, v jakém mu byly předloženy. Porušení má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

(5) Dozor v badatelně je povinen zkontrolovat počet a stav badatelem vrácených archiválií a potvrdit svým podpisem jejich řádné vrácení v badatelském listu ještě před odchodem badatele z badatelny.

(6) Informace získané z archiválií užívá badatel jen k účelu uvedenému v badatelském listu. Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných pracích se uvádí název archivu, využité archivní soubory a signatury nebo inventární čísla archiválií (archivní citace), z nichž bylo čerpáno.

(7) Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla na základě nahlížení do archiválií uložených v archivu, zašle Archivu KPR jeden její výtisk (např. edice archiválií). Jestliže čerpal z archiválií uložených ve více archivech, zašle publikovanou práci pouze archivu, z jehož archiválií čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí bibliografické údaje o publikované práci, případně zašle dílo elektronicky ve formátu PDF.

 

Článek 4
Využívání archivních pomůcek

(1) Archiv umožňuje badatelům nahlížení do archivních pomůcek po jejich zapsání do badatelského listu.

(2) S archivními pomůckami předloženými k nahlížení se zachází obdobně jako s archiváliemi a jako s literárními díly, pokud nejsou úředními díly a pokud splňují znaky předmětu ochrany podle autorského zákona (například úvody k inventářům).

 

Článek 5
Pořizování reprodukcí archiválií

(1) Reprodukce archiválií poskytuje archiv z archiválií, které badatel studuje nebo potřebuje pro účely úřední nebo vlastní práce uvedené v badatelském listu v závislosti na případném předem uděleném souhlasu vlastníka archiválií nebo na ochraně případných autorských práv a práv souvisejících. Reprodukce archiválií se poskytují v závislosti na provozních podmínkách a technických možnostech archivu. Reprodukce archiválií, u nichž to nedovoluje jejich fyzický stav, se neposkytují.

(2) Reprodukce nepublikovaných archivních pomůcek se neposkytují, pokud tak nepovolí případný vlastník autorských práv k této pomůcce. Autorská práva jsou v inventářích označena copyrightovou doložkou v tiráži pomůcky.

 

Článek 6
Zapůjčování archiválií za účelem studia mimo archiv

(1) Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu, než jsou uloženy, povoluje ředitel odboru spisové a archivní služby nebo vedoucí Kanceláře prezidenta republiky výjimečně, s přihlédnutím ke smyslu, účelu a okolnostem jejich využívání, bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasného uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze zasílat poštou, nýbrž se vždy za předem dohodnutých podmínek převážejí pověřeným zaměstnancem určeným vedoucím archivu, který archiválie zapůjčuje.

(2) Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje ředitel odboru spisové a archivní služby výjimečně a za podmínek podle odstavce 1 pouze vlastníkovi, případně původci archiválií, pokud původce není fyzická osoba, a státnímu orgánu, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Zapůjčení originálů archiválií nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v archivu na základě smlouvy o úschově nebo na základě darovací či kupní smlouvy a zapůjčení archiválií si ve smlouvě vymínil.

(3) Pokud archiválie uložená v Archivu KPR není ve vlastnictví Kanceláře prezidenta republiky a jejích příspěvkových organizací, je k zapůjčení archiválie nezbytný písemný souhlas jejího vlastníka.

(4) Při zapůjčování archiválií je archiv povinen vystavit vypůjčiteli revers, obsahující:
a) přesný soupis zapůjčovaných archiválií,
b) účel výpůjčky,
c) datum výpůjčky a lhůtu vrácení archiválií,
d) jméno, příjmení a adresu trvalého pobytu vypůjčitele podle průkazu totožnosti, pokud jde o fyzickou osobu nebo,
e) v případě právnické osoby sídlo vypůjčitele a jméno, příjmení a adresu trvalého pobytu jím pověřené osoby a
f) vlastnoruční podpis vypůjčitele nebo jím pověřené osoby a úřední razítko vypůjčitele, pokud jde o právnickou osobu.

(5) Zapůjčené archiválie se zapíší v archivu do zvláštní knihy výpůjček a zápůjček.

(6) Jestliže vypůjčitel nevrátí zapůjčené archiválie v dohodnuté lhůtě, a nedohodne prodloužení lhůty, nebudou mu další požadované archiválie zapůjčovány až do doby vrácení zapůjčených archiválií.

 

Článek 7
Využívání knihovny archivu

Badatel může využívat knih, časopisů a novin z knihovny archivu v souvislosti s jeho studijním tématem a v jeho rozsahu. Studijní využívání knih, časopisů a novin z knihovny archivu se řídí výpůjčním řádem, který vydá ředitel odboru spisové a archivní služby.

 

Článek 8
Exkurze do archivu

Při exkurzi do archivu se návštěvníci zapisují do knihy návštěv badatelny. Vstup do jiných prostor archivu než do badatelny archivu povoluje ředitel odboru spisové a archivní služby a uskutečňuje se pouze v doprovodu jím pověřeného zaměstnance.

 

Článek 9
Úhrada za služby poskytované badatelům

(1) Úhrada za služby poskytované archivem na žádost badatelů a placení reprodukčních poplatků je stanoveno Ceníkem služeb a reprodukčních poplatků poskytovaných Odborem spisové a archivní služby Kanceláře prezidenta republiky (viz příloha č. 1 badatelského řádu). Ceník vychází z textu Ceníku služeb a reprodukčních poplatků platného ve veřejných archivech, který rozšiřuje o vlastní ustanovení dle zvláštních podmínek archivů Odboru spisové a archivní služby Kanceláře prezidenta republiky.

(2) Ceník služeb a reprodukčních poplatků platný ve veřejných archivech je badatelům přístupný k nahlédnutí v badatelně archivu a dálkovým přístupem.

 

Článek 10
Závěrečná ustanovení

Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených badatelským řádem, může mu být další nahlížení do archiválií odepřeno, popřípadě udělený souhlas odvolán.

V Praze dne 1. července 2009

PhDr. Libuše Benešová v. r.
ředitelka Odboru spisové a archivní služby
Kanceláře prezidenta republiky